У листопаді 2024 року за участі Андрія Залужного, тренера-консультанта ОГС, експерта Мережі UPLAN, відбулась інформаційна сесія «Політики та процедури в діяльності ОГС: необхідність чи чиясь вимога?». Чіткі меседжі та обговорені питання під час заходу стали основою для підготовки рекомендацій, що стануть у пригоді ОГС, які працюють над своїм організаційним розвитком.

Отже, якщо ваша ціль – системний розвиток, залучення дедалі більше ресурсів, налагодження сталих партнерств, бути тими, до кого зростає довіра з боку донорів, влади, бенефіціарів, клієнтів тощо – важливо взяти до уваги наступні моменти.

Основа діяльності будь-якої організації – Статут.

 Якість підготовки цього базового документа не лише наперед визначає шлях реєстрації вашої організації. Вона також визначає ефективність вашої організації після отримання рішення про реєстрацію. 

Базові вимоги щодо того, які норми має містити статут, визначені у статті 11 Закону України «Про громадські об’єднання» та статті 14 Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації».

Працюючи із шаблонами статутів, отриманих з різних джерел, пам’ятайте, що його норми дуже важливо ретельно адаптувати під потреби вашої організації. Статут має регулювати ті норми діяльності ОГС, які допоможуть розвиватись, уникати конфліктів, забезпечувати демократичність прийняття рішень тощо.

Перш ніж розпочати роботу з підвищення організаційного розвитку, переконайтеся у правильному трактуванні понять «урядування» та «менеджмент» в ОГС.

Під час здійснення «урядування» ми:  

•   визначаємо стратегії, місії, системи цінностей ОГС (з’ясовуємо хто ми, заради чого об’єдналися, що хочемо і вміємо робити, для кого ми це хочемо робити й на яких цінностях будується наша діяльність);
•   як ми приймаємо стратегічні рішення (як ми реагуємо на виклики, нові завдання, оновлення всередині команди чи зміну середовища навколо нас; наприклад, в контексті зміни потреб цільових аудиторій або в контексті змін правового поля діяльності тощо);
•   визначаємо засадничі основи діяльності ОГС (на чому базується наша діяльність, в чому ми сильні, чим ми можемо ділитись з іншими, що ми можемо робити якісно та професійно).

Говорячи про «менеджмент», ми розуміємо: 

•   управління операційною діяльністю ОГС. Таке управління стає можливим, коли уже прийняте стратегічне рішення про напрямки й цілі вашої діяльності, адже складно реалізовувати завдання, яких ще немає. В операційному управлінні має бути чітко зрозумілою ієрархія в ОГС, підпорядкування, межі компетенцій та ухвалення рішень, послідовність дій та взаємодії всередині команди тощо;
•   забезпечення виконання програм та проєктів. Діяльність ОГС направлена на реалізацію проєктів, на які надані кошти донорами, та на реалізацію програм, які визначені стратегією, виконуються з року в рік, та не залежать від донорського фінансування. Якщо у випадку програм організація користується своїми правилами та процедурами менеджменту, то під час виконання окремих проєктів певні процедури та правила можуть бути встановлені тією організацією, яка надала фінансування на ці проєкти. Це необхідно враховувати для налагодження належного менеджменту;
•   рішення з поточної діяльності – так званий оперативний менеджмент. Вкрай важливо мати розроблені, обговорені та визначені чіткі алгоритми реагування на непередбачувані ситуації, вирішення проблем, прийняття рішень під час криз тощо.

Забезпечення демократичності управлінських процедур.

Інколи в організації усі рішення залежать від однієї людини. Але демократія управління забезпечується тоді, коли є чітка процедура владних повноважень, яка зрозуміла усім членам/членкиням та команді. Влада та ресурси не повинні акумулюватись в одних руках чи в руках однієї групи в організації. На цьому також наголошує європейська практика.

Тому придивіться до своїх процедур та оцініть їх з погляду демократичності та прозорості. А також чітко розмежуйте повноваження вищих керівних, виконавчих та наглядових органів. Це все можна врегулювати у відповідних положеннях, які розширюють та пояснюють норми статуту ОГС.

Розробка правил та процедур, які допоможуть ОГС розвиватися більш професійно та структуровано.

Перш ніж аналізувати нестачу політик в організації, варто зрозуміти для чого взагалі потрібні політики та процедури та що вони мають регулювати.

Політики у форматі домовленостей фактично існують навіть там, де ніхто цього не усвідомлює. Наприклад, якщо ви проговорили частоту неформальних зустрічей, хто їх організовує, як комунікувати в спільних чатах, що є недопустимим у спілкуванні між колегами – це уже про ваші правила та процедури.

Ми не повинні розробляти політики та процедури заради того, щоб вони були. Розроблена політика має бути живою й потрібною – такою, яка постійно використовується та вдосконалюється. Ми маємо розуміти про що нам потрібно домовитись або яку нову сферу діяльності треба врегулювати і лише тоді діяти.

Не чиніть спротив, якщо причиною появи політик та процедур в ОГС стають зовнішні вимоги. Але при цьому не забувайте про власні потреби та ідентичність. Оцінюйте запропоноване з точки зору можливого організаційного розвитку.

Коли політики та процедури незамінні:

1. Коли необхідно попередити/врегулювати конфлікти всередині організації або з партнерами.
2. Коли відбувається передача справ наступним менеджерам, працівникам, проєктним командам тощо. Саме таким чином зберігається інституційна пам’ять.
3. Якщо організація хоче бути спроможною, готовою продемонструвати перед різними ЦА (донори, клієнти, партнери) свій організаційний розвиток.

Як визначити, яких політик та процедур не вистачає ОГС:

1. Слід проаналізувати поточну статутну діяльність. Це допоможе зрозуміти, що в статуті прописано недосконало чи незрозуміло, або ж не відображено взагалі. Наприклад, чи всі процедури врегульовані для прозорості проведення загальних зборів, або ж чи чітко прописано як та хто формує правління організації як виконавчого органу, який може впливати на поточну діяльність.
2. Розробляючи стратегію розвитку, аналізуйте процедури, які необхідні для чіткої реалізації запланованого. Наприклад, можливо варто врегулювати процес зовнішньої та внутрішньої комунікації, частоту проведення оцінки та перегляду стратегічних планів і завдань тощо.
3. Проаналізуйте вимоги донорів та тендерів для ОГС. Вони продемонструють сфери, які у вас не врегульовані, та чого саме від вас очікують ваші потенційні партнери. 
4. Ознайомтеся з прикладами внутрішніх політик та процедур ОГС, які працюють у вашій сфері – це дозволить зрозуміти з чого почати і в якому напрямку рухатися.
5. Слідкуйте за вимогами законодавства. Часто це стосується зокрема фінансових політик та процедур, які допоможуть вам забезпечувати прозорість, підзвітність та фінансову безпеку.
6. Проведіть оцінку організаційного розвитку: самостійно, керуючись певними критеріями, або у співпраці з експертами з організаційного розвитку, які допоможуть краще розібратися у питанні.

Наостанок – кілька практичних порад для тих команд, які проаналізували і почали працювати над розробкою політик та процедур: 

1. Не ускладнюйте. Внутрішні політики повинні бути чіткими, зрозумілими та реалістичними.
2. Залучайте експертів. Якщо у вас немає досвіду в певній сфері (наприклад, фінанси чи захист даних), звертайтеся до фахівців.
3. Використовуйте доступні ресурси. Підготуйте політики на основі чинних шаблонів, адаптувавши їх до вашої діяльності.

Пам’ятайте, що внутрішня політика — це спосіб перетворення принципів та цінностей організації на практичні дії. В ОГС такі політики створюють та затверджують спільно, із залученням членів і волонтерів. Тому лише спільні усвідомлені рішення приведуть до результативності розроблених процедур.

Також періодично переглядайте політики, щоб переконатися, що вони залишаються актуальними. І не забувайте збирати зворотний зв’язок від членів вашої команди, щоб покращувати документи та відповідати вимогам та викликам часу.

Рекомендації підготовлено за підсумками заходу, який організовано Центром політико-правових реформ, ГО «Волинський Інститут Права», ГС «Агенція місцевого економічного розвитку Яворівщини» за участі експертів Громадської мережі публічного права та адміністрації UPLAN в рамках Програми сприяння громадській активності «Долучайся!», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні. Зміст заходу є винятковою відповідальністю Pact та його партнерів і не обов’язково відображає погляди USAID або уряду США.