Наявність й дотримання політик та процедур свідчать про сталість підходу у діяльності організації. Вони сприяють систематизації роботи й декларують бажання організації до розвитку й стабільності попри внутрішні й зовнішні зміни.

Водночас інколи політики й процедури не посилюють організаційну спроможність, а послаблюють її, плутають членів команди й більше викликають запитання, аніж пропонують відповіді. 

Як цього уникнути і який базовий набір політик потрібен для сталості організації — розповів Андрій Залужний, тренер-консультант ОГС, експерт Мережі UPLAN під час  інформаційної сесії «Політики та процедури в діяльності ОГС: необхідність чи чиясь вимога?», яка відбулася 25 листопада.

Спікер зауважив, що основою діяльності будь-якої організації є статут. 

«Це — базовий документ організації, в якому прописано усе, що її стосується. Коли ви реєструєтеся, уважно треба прочитати драфт статуту — чи бачите ви себе в ньому, і максимально змінити його під себе, якщо це потрібно», — розповів пан Залужний. 

Після статуту — положення. Вони деталізують ту чи іншу діяльність, яка коротко описана в статуті, визначають певні напрями в контексті урядування організації. Далі йдуть політики, регламенти або процедури. Яку назву матимуть ці документи не так важливо — важливо, щоб наповнення цих документів було зрозумілим для усіх членів команди, зауважив спікер. 

Пан Залужний розповів про ключові положення, які обов’язково повинна мати організація, перерахував та описав ключові політики: 

• політика планування програмної діяльності;
• політика управління фінансовими та майновими ресурсами організації;
• політика «Люди та організаційна культура»;
• етичний кодекс;
• політика / порядок закупівель;
• політика захисту персональних даних;
• політика щодо кібербезпеки;
• політика безпеки на робочому місці та упередження дискримінації;
• політика партнерства та взаємодії;
• політика відкритості та прозорості;
• комунікаційна політика;
• політика залучення ресурсів;
• політика уникнення підтримки терористичної організації та діяльності на користь країни-агресора;
• політика захисту авторських та суміжних прав.

«Громіздкі політики, скопійовані у великих інституцій, — це радше тягар, ніж розвиток. Якщо ви витратили на обговорення таких політик багато часу, або ще гірше — ухвалили без обговорення чи без прочитання, а більшість пунктів не стосується вашої організації на практиці, вони не будуть зрозумілі для команди, а, отже, їх буде важко застосувати», — резюмував спікер. 

За результатами заходу усі учасники отримали презентацію від спікера та зразок політики здійснення закупівель товарів, робіт та послуг.

Захід організував Центр політико-правових реформ, ГО «Волинський Інститут Права», ГС «Агенція місцевого економічного розвитку Яворівщини» за участі експертів Громадської мережі публічного права та адміністрації UPLAN в рамках Програми сприяння громадській активності «Долучайся!», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні. Зміст заходу є винятковою відповідальністю Pact та його партнерів і не обов’язково відображає погляди USAID або уряду США.