Воєнний та повоєнний час потребують від українських міст і регіонів нових інструментів управління та механізмів реагування на виклики. З огляду на це, проєктний менеджмент і програмно-цільовий підхід на рівні областей та громад стають ключовими вимогами до відновлення й розвитку на місцевому та регіональному рівнях.

В цьому контексті пропонуємо декілька практичних порад від спікерів експертного обговорення на тему «Проєктний менеджмент для громад: виклики та можливості».

Отже, що зробить процес імплементації проєктного менеджменту у громаду ефективним?

Запровадження системного підходу

Громаду можуть консультувати десятки висококваліфікованих фахівців, можуть бути розроблені плани відновлення, проєктні заявки стратегії розвитку. Але, якщо не буде системного підходу до проєктів та спеціалістів на місцях, які займаються проєктами на постійній основі, результатів не буде. Процес відбуватиметься точково й хаотично. 

Для уникнення такого розвитку подій, вкрай важливими є розуміння й «політична воля» лідерів громади, проєктний підхід як спосіб мислення.

Запровадження та пріоритизація проєктного менеджменту в роботі ОМС

Обов’язково потрібно пам’ятати про чіткий розподіл обов’язків всередині ОМС. Важливо не покладати обов’язки проєктного менеджера за залишковим принципом на всіх членів команди. 

Регулярне визначення потреб

Жителі громади мають спільно визначати пріоритети й способи розв’язання своїх проблем, а також залучати ресурси та експертну підтримку для досягнення своїх цілей. 

Такий підхід дозволяє громадам бути більш ефективними та впливовими в умовах війни, сприяє їхньому внутрішньому розвитку і зберігає їхню незалежність в складних обставинах. 

Залучення жителів на етапі планування проєктів

Залучати громадські організації, бізнес та активних мешканців до проєктів на етапі планування – вкрай важливо. Таким чином: 

• кожен відчуватиме свою відповідальність за зміни в громаді;
• проєкти відповідатимуть інтересам та можливостям усіх мешканців;
• поєднуватиметься досвід, ідеї та думки широкого кола зацікавлених осіб. 

А ще це – гарний підхід до розподілення відповідальності щодо подальшої реалізації проєктів (їхньої «м’якої» та навіть «твердої» складових).

 Формування проєктів на основі реальних статистичних та аналітичних даних

Це надважливе завдання для формування якісних заявок, які будуть підтримувати. Тому не можна нехтувати даними, які можуть підтвердити реальність ваших потреб. 

Формування переліку першочергових проєктів

Відсутність стратегічних пріоритетів призводить до розпорошеності зусиль та невпевненості в досягненні результатів. Відсутність стратегічного бачення, особливо серед керівництва громад, призводить до постійного гасіння пожеж або подачі на всі проєкти одночасно.

Старт – з невеликих проєктів

Виграють ті громади, які почали впроваджувати проєктний менеджмент ще «вчора», навчилися реалізовувати проєкти від ідеї до фінального звітування. Сьогодні громади отримали доступ до багатьох європейських фондів, де можна отримати кошти на розвиток громади за багатьма пріоритетами. Але без знань, навичок та досвіду у проєктному менеджменті дуже важко одразу подаватися на великі європейські проєкти. 

Реалізація внутрішньої кадрової політики в ОМС, яка заохочує ініціативу, проєктну діяльність та навчання. Удосконалення та покращення навичок працівників ОМС

Зокрема, важливо пройти шлях від проєктної ідеї до повноцінної проєктної пропозиції: навчитися визначати проблему, формувати мету, завдання та результати, планувати заходи та бюджет проєкту, комбінувати «м’які» та «тверді» складові проєктів тощо.

При цьому пам’ятайте, що важливо постійно розширювати мережу проєктних менеджерів у громаді та залучати громадськість. 

Навчання проєктному менеджменту молоді

Можна, наприклад, включити питання запровадження проєктного менеджменту у програми шкільного та позашкільного навчання, залучаючи до цього шкільні парламенти і молодіжні ради, впроваджувати культуру проєктного мислення.

Системна комунікація з донорами

Коли в громаді відсутня посадова особа, яка відповідає за комунікацію з донорами до, під час і після реалізації проєкту, це може спричинити певні непорозуміння і збільшення часу на вирішення оперативних питань. А ще це може спровокувати «втрату» інформації і можливостей. 

Тому вкрай важливо планувати свої комунікації стратегічно, системно і регулярно! 

Обмін успішними кейсами та підходами

Кожна громада – унікальна, має свої потреби та можливості. Тому немає єдиного рецепта впровадження якісного проєктного менеджменту для всіх. Кожна громада повинна знати свій набір інструментів, підходів та механізмів, який буде підходити саме їй, враховуючи усі особливості. 

Крім цього, пам’ятайте: для реалізації усього запланованого потрібно розвивати зовнішнє партнерство та вміти себе презентувати. Це – непрості завдання, які потребують постійного вдосконалення, але саме вони обов’язково приведуть вас до результату.

Рекомендації підготовлено за підсумками заходу, який організовано Центром політико-правових реформ, ГО «Волинський Інститут Права», ГС «Агенція місцевого економічного розвитку Яворівщини» за участі експертів Громадської мережі публічного права та адміністрації UPLAN в рамках Програми сприяння громадській активності «Долучайся!», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні. Зміст заходу є винятковою відповідальністю Pact та його партнерів і не обов’язково відображає погляди USAID або уряду США.